企業においては、その業種、規模の大小にかかわらず総務の職場が置かれています。規模の大きな企業では独立の部署を設置していますし、零細企業でも職務兼用の形で総務業が行われています。つまり、あらゆる会社や団体でニーズがあるのです。

総務の求人は時期や季節、時代に関わりなく、いつも募集が出ていることも特徴的で転職のチャンスに恵まれている職だと言えます。ですが、求められる経験やスキル・資格が限定されるケースが多く、転職の場合は不足とされる部分で即戦力になれることが条件となることを知っておきましょう。

たとえば大企業の総務部であれば、業務は分野ごとにグループ分けされていて、欠員となった業務で十分な経験・スキルのあるスペシャリストが求められるケースが多いです。また、小規模な会社は担当者が一人か二人しかいないことが多く、総務業全般がこなせる実力者を採用しますし、場合によっては他の業務(経理や人事)などと兼任で担当することも珍しくありません

総務職をよく理解している人材や、他の仕事もこなせる人材が採用されやすいでしょう。

そもそも総務の仕事の内容とは

総務の仕事は、会社の運営上で欠かせない業務が多く含まれています。まず、会社の顔としてクライアントや来客の応対業務があります。代表電話を取り次いだり、HPなどを介して問い合わせがあった場合も総務部が対応します。

会社のイベントや社内の規則・ルールの通知、社内文書を作成して各社員へ告知することも担当します。なお、会社のホームページの運営や企業パンフレットの作成、企業イメージのPRなど広報活動を兼任するケースも多々見られます。

具体的な日常業務は次の通りです。

機器・備品の調達と管理

会社で使うコンピュータ機器・端末や電話機器、事務機器・用品を必要に応じて購入・レンタルして管理します。備品等の故障やトラブルは社内で修理したり、業者へ修理依頼をして対応します。なお、通信環境の設置・管理(ネットのブロバイダー契約や支払い、社内VANの設置・管理など)も行います。

施設全体の管理・修復

社員の業務が効率よく、かつ安全に行われるように会社施設内の環境を整える業務を担当します。清掃の手配や空調・照明を適切に整えるといった管理、防犯・防火のシステムの管理などがあります。設備に異常・故障があれば、すぐに業者へ点検や修理を依頼して修復しますし、建物の老朽化なども随時確認して修復工事の手配も担当します。

社内文書・情報の管理

会社の内部情報(契約書や従業員の個人情報、各会議の記録や営業実績といったデータなど)を作成・管理します。これらの情報はいつでも提供できるように、適切に情報処理してファイリングしておきます。なお、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ・システムの管理も担当します。

社内のイベントの企画・運営

会社では入社式をはじめ、謝恩会や社員旅行などさまざまな年中行事がありますが、そうした会社のイベントを企画し、運営するのも総務の仕事です。その際に、イベントの会場準備や社内での日程調整、社員への告知や参加者の確認、当日の案内、予算組みに至るまで一貫して担当します。

福利厚生に関する業務

会社が提供する福利厚生を実施するのも総務の担当です。各諸手当の制度や休暇制度、育児や介護を必要とする社員への支援制度を設定したり、定例の健康診断の実施、社宅・保養所の管理、会社で加入する保険も管理します。なお、必要に応じて新たな福利厚生の制度を企画・実施するのも総務の仕事です。

株主総会や取締役会の企画から運営まで

毎年行われる株主総会の企画から実施を担当します。総会は会社運営に最も重要な行事ですので、総務の活躍の場となります。総会での発表で必要な書類や資料の作成は非常に重要な仕事で、とくに徹底した作業となります。また、取締役会や事務局の企画・運営も担当します。

ほかにも総務の仕事は多岐に渡りますが、中途採用の転職では業務に対するスキル・経験の有無がチェックされることを知っておいてください。

総務への転職で必要とされるスキルは?必須資格は?

総務の職場で即戦力として働くためには、コンピュータのスキルと情報処理のスキル、そしてビジネス上のコミュニケーション能力が必要とされます。

コンピュータのスキルと情報処理・管理

総務の仕事では文書や資料作成をするにも、情報処理・管理を行うにもパソコンを使います。そこでパソコン技術としては、最低限でもワードとエクセルが自由に使いこなせること、その他オフィス系ソフトに対してもある程度使えるようにしておくことが肝心でしょう。

その上で情報処理・管理のノウハウも身に着けておけば、即戦力として採用されやすくなります。なお、ビジネス上で必要となる法的な知識や福利厚生制度への知識にも慣れておくならば、総務の仕事にとって大きくプラスとなります。

ビジネス的なコミュニケーション・スキル

総務は会社の顔として取引相手の会社やクライアントとの対応をする部署です。また、会社の経営陣と従業員のどちらとも円滑な関係を作る必要がある部署です。そのためには経験豊かなコミュニケーション能力が求められます。社内・社外のどなたにもビジネス上で適切な対応がとれるレベルのスキルを持つことが肝心でしょう。

では、次に総務での必須資格を確認します。ただし、必ずしも取得しておかなければならないということではなく、転職が有利になる資格ということです。

社会保険労務士

労働社会保険諸法令に基づく申請書に関する業務に必須の資格として、かなり専門性の高い資格です。取得していれば転職時にかなり有利となるでしょう。資格取得には、労働基準法をはじめ労災や雇用保険法、厚生や健康保険などの専門知識が必要です。

衛生管理者

国家資格で50人以上の従業員がいる会社には必ず衛生管理者を配属させるように義務づけられています。作業環境や従業員の健康管理、防災のための業務を担当します。

日商簿記検定

簿記検定ではIR情報や決算書の作成に役立ちますし、備品の減価償却など総務で使う予算の算出に必要となります。なお、3級以上を取得していると転職アピールになるでしょう。

中小企業診断士

中小企業へ転職するならば、経営上の問題を診断したり、有効な助言が行える専門的な資格として大きなアピールになります。行政支援や銀行融資のパイプ役になれるため、資金繰りで苦労している企業へ転職するには効果的です。

そのほかにも、今後も実用性が増す「マイナンバー実務検定」や人事で有効となる「キャリアコンサルタント」、従業員のケアを担当するのに役立つ「メンタルヘルス・マネジメント?検定」などがあります。

効率よく転職活動するためにはプロの転職エージェントのサポートが有効

総務の職場はどの業種にもあり、中途採用の求人はたくさん出されています。ですが、手当たり次第に採用試験を受けるのでは、望むような結果が得られないかもしれません。そこで、経験と実績の豊富なプロのサポートを受けるのは得策です。

自分のキャリアやスキル・経験を考慮し、かつ将来の目標を定める課程でもプロの助言や情報提供は有益ですし、企業選びから転職活動まで具体的なアドバイスや対策までサポートしてくれます。総務への転職の成功ポイントは、適材適所をキッチリ当てはめること。丁寧で徹底した対策を講じることをおすすめします。

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